10 puntos clave a tener en cuenta en la Organización de tus Eventos:
- Definir los objetivos de manera clara, antes de hacer nada: ¿ para qué organizamos el evento? ¿ Qué objetivos esperamos cumplir ?
- Decidir el presupuesto, que no debe ser mayor a los beneficios estimados del evento.
- Designar un responsable del Evento, sólo debe haber un responsable final que lo coordine todo, decidamos ya quien será.
- Tener claro que los invitados serán quienes te ayuden a alcanzar el objetivo marcado, seleccionalos con esos parámetros.
- Ahora estamos listos para elegir los proveedores: desde un posible Organizador Integral a diferentes colaboradores, antes de elegir el proveedor ya sabemos que queremos conseguir y cómo, escuchemos también a los profesionales y dejemos que critiquen nuestro plan de Evento, aprendamos de sus opiniones y sopesemos.
- Definir el programa. Un buen programa debe ser: fácil de recordar y fluir de manera natural.
- Selección y Análisis del espacio donde celebraremos el Evento, no tengamos en cuenta solo sus características con respecto al Evento o a nosotros, es fundamental que lo analicemos con respecto a los invitados: cuán fácil será llegar, necesitarán alojamiento, podrán aparcar, es un sitio tranquilo, …
- Plantear los puntos fuertes y débiles del evento y aprender a gestionarlos, por ejemplo, en un Evento en el que en la entrada se produce una cola de 1h, necesitas programar alguna actividad para que la espera sea llevadera.
- Estrategia de comunicación del Evento: nuestro evento no es una presentación, no es un viaje a Egipto, …, nuestro Evento será: descubre el xxx que cambiará tu manera de entender el sector o bien, Cena a las orillas del Nilo, en lugar de viaje a Egipto. Generemos interés y curiosidad, comuniquemos un concepto, no mil ideas, no hay quien las recuerde.
- Y llegó el gran día: El evento, ese día, sobre todas las cosas, debemos estar atentos al mismo, es nuestro momento, no para disfrutar, para trabajar intensamente en la consecución de los Objetivos, no somos otro invitado, hemos organizado este Evento con un objetivo, trabajamos para alcanzarlo
A partir de aquí empieza otra fase de la Organización del Evento, una fase reflexiva, el análisis post-evento: ser crítico con uno mismo, buscar la excelencia en cada uno de tus actos, ser absolutamente exigente contigo es la mejor manera de analizarlo, sé sincero y estate tan contento como merezcas, pero si te lo has pasado muy bien, y no has alcanzado los objetivos, no tienes motivos para ello.
